Czy kandydat do pracy musi umieścić zgodę na przetwarzanie zwykłych danych osobowych na CV?

To jedno z moich ulubionych pytań, którym rozpoczynam szkolenia z zakresu Rodo. Najczęściej padają błędne odpowiedzi dzięki czemu mamy okazję aby wspólnie rozwiać wszelkie wątpliwości.

Tak więc po kolei.

Kandydat, który po zapoznaniu się z treścią ogłoszenia o pracę decydując się na wysłanie swojego CV NIE MUSI umieszczać na dole strony oświadczenia typu „wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu wzięcia udziału w procesie rekrutacji na stanowisko…”

Dlaczego? Bo gdyby odpowiedź była twierdząca i brzmiała – Tak, MUSI umieścić zgodę to zgoda ta byłaby wymuszona. A jak wymuszona, to nie dobrowolna a to jeden z podstawowych warunków, które musi spełniać zgoda. Na podstawie takiej zgody pracodawca nie mógłby przechowywać otrzymanego CV.

Co jest więc potrzebne do gromadzenia dokumentów aplikacyjnych?

Przede wszystkim właściwa podstawa prawna.

W przypadku procesu rekrutacji mamy ich aż trzy. I uwaga! – jedną z nich jest zgoda ale rozumiana jako wyraźne działanie potwierdzające lub zachowanie, które jasno wskazuje, że dana osoba zaakceptowała proponowane przetwarzanie jej danych osobowych (fragment motywu 32 Rodo). Tak więc fakt dobrowolnego wysłania dokumentów aplikacyjnych stanowi tego rodzaju zgodę. Ta sytuacja dotyczy jednak tylko i wyłącznie przetwarzania tzw. danych zwykłych. W przypadku danych wrażliwych, na przykład dotyczących zdrowia zgoda musi być wyraźna. Ale o tym szerzej podczas szkoleń Chronimy dane osobowe zgodnie z Rodo.

Zakres wymaganych danych w procesie rekrutacji został szczegółowo uregulowany w kodeksie pracy (KP). Kandydat do pracy, który zna zapisy artykułu 22¹ KP może przekazać tylko wymagane przepisami informacje na swój temat. Są to: imię i nazwisko, data urodzenia i dane kontaktowe. Warto zwrócić uwagę, że informacje na temat wykształcenia czy doświadczenia zawodowego i posiadanych kwalifikacji pracodawca żąda gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Idąc tym tropem dochodzimy do kolejnej podstawy prawnej – mianowicie przepisu prawa. Regulacje w zakresie przetwarzania danych kandydatów wynikają z kodeksu pracy i gromadzenie ww. danych jest możliwe również dzięki stosownym zapisom w Ustawie.

Co robić gdy kandydat umieścił swoje zdjęcie w CV?

Lista danych, które pracodawca może żądać jest zamknięta. W sytuacji gdyby kandydat umieścił na dokumentach aplikacyjnych swoje zdjęcie pracodawca przetwarza daną osobową w formie wizerunku również na podstawie zgody rozumianej jako świadome działanie potwierdzające. Kandydat sam podjął taką decyzję i umieścił więcej danych niż jest wymagane w przepisach.

A jaka jest trzecia przesłanka?

Proces rekrutacji służy temu aby umówić się z kandydatami i spotkać podczas rozmowy kwalifikacyjnej, wybrać tego najlepszego i ostatecznie zawrzeć z nim umowę (najlepiej o pracę). W artykule 6 ustęp 1 litera b) znajdziemy zapis mówiący o tym, że można gromadzić dane osobowe gdy są one niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy. Proces rekrutacji i weryfikacji kandydatów jak najbardziej służy takim działaniom.

I tym sposobem poznaliśmy trzy podstawy prawne prawidłowego przetwarzania zwykłych danych osobowych kandydatów do pracy:

· zgodę, rozumianą jako świadome działanie potwierdzające,

· przepis prawa wynikający z Ustawy kodeks pracy,

· czynności niezbędne do zawarcia umowy.

Ciekawostka

Gdyby kandydat chciał i miał na to ochotę może umieścić w dokumentach aplikacyjnych formułkę typu "wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu wzięcia udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych". W tej sytuacji mamy do czynienia z nowym celem, którym jest udział w innym, kolejnym procesie rekrutacji. Kandydat może założyć, że zostanie wybrana inna osoba a on sam umieszczając czy odznaczając zgodę na przyszłe procesy rekrutacji daje pracodawcy pozwolenie aby zaprosić go na spotkanie przy kolejnym naborze.

W procesie rekrutacji ważne są również kwestie klauzul informacyjnych, które musi otrzymać kandydat, okresów przechowywania danych oraz ich zabezpieczenia.

Polecam więc zgłębienie tematu podczas szkoleń Chronimy dane osobowe zgodnie z Rodo

Niespodzianka

Wszystkich Subskrybentów, którzy zapisali się lub zapiszą do 30 października na Newsletter zapraszam na Dzień otwarty z Rodo 31 października w godzinach 10:00 – 14:00... bo Rodo da się lubić.

Uwaga – wpis nie stanowi porady prawnej.